«Кадровик Плюс» - это правильный журнал для думающих людей. Это синтез жизненного опыта, профессионализма и высокой самоорганизации, необходимый для управления персоналом, грамотного ведения кадрового делопроизводства, оформления трудовых книжек и осмысления комментариев трудового законодательства.

    Книги кадровику

     
    Практический комментарий ТК РФ для работодателя
  Практический комментарий
ТК РФ для работодателя
     
    Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
  Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
   

    Партнеры

     
    Помощник кадровика

    Реклама

     
   
    Главная    |    Кадровик Плюс    |    Контакты   

Как без нарушений в новом году вести архив компании

Сколько лет хранить личную карточку уволеного работника? Как подшивать в дела приказы о разных видах отпусков?

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11).

Работодатели могут исполнить это требование законодательства, только если организуют оперативное и архивное хранение документов, которые образуются в процессе их деятельности. Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Давайте проанализируем самые типичные из них.

Нарушение 1. Ошибки в оформлении первичных документов

Из практики проверок 

Специалист архивного комитета проверил ООО "М…" на предмет соблюдения архивного законодательства и правил делопроизводства. Обнаружилось, что организация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу.

Что можно исправить?

Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

Внимание

Порядок хранения и уничтожения документов акционерных обществ, к которым, в частности, относятся банковские организации, установлен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс

Первичные кадровые документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса. Применительно к деятельности работодателя архив - это подразделение либо обособленный участок внутри отдела делопроизводства, которое отвечает за организацию временного учета и хранения документов в офисе компании в течение установленных сроков.

Закон против практики

На практике

Немногие работодатели знают о том, что они обязаны обеспечивать хранение документов. Другие - знают, но не опасаются ответственности в связи с тем, что на практике статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях не работает, так как не прописаны должностные лица, ответственные за составление протоколов за такое правонарушение.

В законе

За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в пределах (ч. 12 ст. 13.25 КоАП РФ): - от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц); - от 200 000 до 300 000 рублей (для юридических лиц).

Что будет, если…

Если при проверке специалист-инспектор обнаружит нарушения в организации делопроизводства и архива, он выдаст предписание устранить недочеты. А если организация не выполнит предписания, ее должностным лицам (например, руководителю компании) грозит ответственность по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Но при этом меры ответственности не столь высокие: предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Нарушение 2. Ошибки в формировании документов в дела

Из практики проверок

При проверке ООО "К…" было выявлено, что в организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело, в то время как годовые отчеты имеют постоянный срок хранения, а квартальные - пять лет (ст. 351 Перечня № 558).

Что можно исправить?

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ): 

- подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец ниже). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);

- группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов - их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);

- помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;

- формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;

- располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

http://hr-portal.ru/files/styles/500px/public/iimg_uploads/14_01/nomenklatura_del.gif?itok=0jN6q4Vj

Комментарий начальника отдела надзора ГИТ

Ольга ЗИДАН, начальник отдела надзора Государственной инспекции труда в городе Санкт-Петербурге:

- Сегодня работнику кадровой службы недостаточно владеть вопросами трудового законодательства. Нужно не только знать сроки хранения кадровых документов и принципы их систематизации, но и регулярно проводить их архивную обработку, исключив при этом возможность несанкционированного доступа к персональным данным. Наиболее часто в ходе проверок (как плановых, так и по обращениям граждан) Гострудинспекция сталкивается с тем, что организации не соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. А именно: работодатель не обеспечивает надлежащие условия для их хранения или выдает их на руки до дня увольнения. Например, для оформления пенсии* или загранпаспорта. Значительная часть выявляемых нарушений связана с тем, что работодатели не обеспечивают сохранность трудовых договоров, приказов и т. п. Информация о нарушениях, выявляемых инспекцией в сфере архивного законодательства, направляется в орган, уполномоченный возбуждать дела об административных правонарушениях по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (нарушение требований законодательства о хранении документов). В нашем регионе это Архивный комитет Санкт-Петербурга.

Мало кто из работодателей соблюдает порядок разделения приказов по личному составу. Группируйте их в дела в соответствии с установленными сроками хранения (ст. 19 Перечня № 558): 

- долговременные, со сроком хранения 75 лет (например, приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.); 
- кратковременные, со сроком хранения 5 лет (например, приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.).

Совет

При больших объемах документов группируйте в отдельные дела приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности компании: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.

Перечни приказов со сроком хранения 75 и 5 лет являются закрытыми. Все, что не найдете в пункте "б" статьи 19 Перечня № 558, вы вправе автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Людмила ОХОТКИНА, заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии (г. Чебоксары):

- Чтобы избежать нарушений архивного законодательства, любая организация, независимо от формы собственности, обязана создать специализированное подразделение или назначить работника, ответственного за архив. При оформлении документов, формировании их в дела следует учитывать установленные требования.

Надежда МОГУТАЕВА, председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области (г. Томск):

- Несоблюдение законодательства об архивном деле может привести к утрате документов. Это повлечет нарушение конституционных прав граждан на информацию, пенсионное обеспечение, получение льгот. Поэтому за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрены административная ответственность (подробности выше) и уголовная.

рабочие места и

http://hr-portal.ru/article/kak-bez-narusheniy-v-novom-godu-vesti-arhiv-kompanii

 
   

    Читателю

       
    Свежий номер
    Архив журнала
       

    Статьи

     
    Номенклатура дел
    Ведение «личных дел»
    Методические рекомендации
    Трудовые книжки
    Оформление приказов
    Кадровое делопроизводство
    Мифы и стереотипы
    Вопросы-ответы
    Правовой ликбез
     

    Кадровику на заметку

     
    Схемы действий
    «Ноу хау»
    Случаи из жизни
    Полезные ссылки

    Кадровые новости


15.02.2017
Набиуллина: государство не отдаст "замороженные" пенсии и предложит заплатить еще Глава ЦБ раскрыла очередные детали новой пенсионной системы Пенсионная реформа. Хроника преступления века

Глава Банка России Эльвира Набиуллина сообщила, что в рамках новой реформы пенсионной системы большинство россиян, по данным опроса, будут готовы добровольно отчислять в счет накопительных пенсий от 1 до 6 тысяч рублей в месяц.

При этом, как пишут «Ведомости», о прежних накопительных пенсиях, которые государство «замораживало» на протяжении ряда лет, Набиуллина предложила забыть: «Мы не видим большой вероятности того, что будут разморожены пенсионные накопления».

Суть новой системы будет заключаться в том, чтобы дать гражданам возможность перечислять в специально создаваемый Фонд индивидуального пенсионного капитала от 0 до 6% от своей зарплаты. При этом система будет предполагать «авто-подписку», т. е. изначально все будут включены в нее при условии нулевых отчислений, которые в течение ближайших лет будут увеличиваться до 6%, если сам гражданин не пожелает иного.

В качестве стимулов, рассказала Набиуллина, рассматриваются в том числе льготы по подоходному налогу и возможность софинансирования отчислений работника работодателем: при этом соответствующий закон пока еще не разработан.

Судьбу нынешних негосударственных пенсионных фондов, где аккумулируются накопительные пенсии россиян, Набиуллина не пояснила, хотя речь может идти о том, чтобы изъять у НПФ средства уже в течение текущего года.

Алексей Обухов 

http://www.mk.ru/economics/2017/02/15/nabiullina-gosudarstvo-ne-otdast-zamorozhennye-pensii-i-predlozhit-zaplatit-eshhe.html


12.02.2017
Центробанк вводит налог на получение пенсии

Журналист Александра Баязитова — о новых поборах с пенсионеров, которые им грозят после внедрения карты "Мир".

Теперь пенсионерам придётся доплачивать Центробанку за то, что они пенсионеры. Этот своеобразный налог прописан в разработанном ЦБ законопроекте, который вводит обязательность получения любых выплат из бюджета исключительно на карту "Мир", обслуживаемую дочкой Центробанка — ОАО НСПК.

Как заявила на днях заместитель председатель Центробанка Ольга Скоробогатова, перевыпуск карты "Мир" в плановом порядке для пенсионеров может завершиться к 1 июля 2020 года. То есть у них будут отняты существующие пока бесплатные социальные карты, на которые они сейчас получают пенсии, и вместо них пенсионеры получат карты имени Эльвиры Набиуллиной.

Тарифы на услугу указаны на сайтах банков. У Сбербанка, например, первый год обслуживания стоит 750 рублей. Никаких льгот для пенсионеров, понятно, в законе не предусмотрено. Да и зачем? Если это будет единственным способом получения пенсий, то какой смысл в льготах? Заплатят как миленькие. Пенсия в 7500 рублей в месяц? Отдай-ка 750 рублей за обслуживание. Конечно, некоторые банки пока предлагают их по льготным программам, но не факт, что эти льготы останутся после того, как так перечисление пенсии только на "Мир" станет обязательным. Кроме того, бесплатность тут условная: значит, за пенсионера заплатил банк. 

Не зря же Центробанк организовывал НСПК. В России 42,7 млн пенсионеров. Несложно прикинуть, что только за обслуживание карты он в любом случае получит 32 млрд рублей в год. Так что у руководства НСПК будет вполне обеспеченная старость и без этих грошовых пенсий.

Да и чиновники отчитаются: вот, дескать, какая замечательная карта, 42,7 млн штук выпущено!

Для самих чиновников, которые тоже не жаждут получать зарплату на "Мир", выход предложил ФАС: официально отказаться от суперпродукта Центробанка и получать деньги в кассе.

О пенсионерах тут, конечно, никто не подумал. Возможно, им уже пора занимать очереди в ближайшем почтовом отделении. Хотя до 2020 года Центробанк ещё успеет запретить и на почте получать...

Александра Баязитова


26.01.2017
С 1 февраля пенсионерам повысят размер фиксированной выплаты к пенсии.

С 1 февраля 2017 г. размер фиксированной выплаты к страховой пенсии будет проиндексирован на 5,4%.
В результате, как указано в справке к постановлению, размер фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости, по инвалидности инвалидам I и II групп повысится на 246 руб., а к страховой пенсии по инвалидности инвалидам III группы и по случаю потери кормильца - на 123 руб.
Постановление вступает в силу с 1 февраля 2017 г.

ЦИНИЗМУ ВЛАСТИ НЕТ ПРЕДЕЛА !!! Ибо подобные подачки (иначе не назовешь) вызывают только озлобление. Может в ПФР и правительстве не знают - на сколько в реальных цифрах выросли, например, платежи по ЖКУ, или цены на лекарства, или на продукты...?! 

 
 
   
Кадровик
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правоохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.