«Кадровик Плюс» - это правильный журнал для думающих людей. Это синтез жизненного опыта, профессионализма и высокой самоорганизации, необходимый для управления персоналом, грамотного ведения кадрового делопроизводства, оформления трудовых книжек и осмысления комментариев трудового законодательства.

    Книги кадровику

     
    Практический комментарий ТК РФ для работодателя
  Практический комментарий
ТК РФ для работодателя
     
    Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
  Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
   

    Партнеры

     
    Помощник кадровика

    Реклама

     
   
    Главная    |    Кадровик Плюс    |    Контакты   

Как без нарушений в новом году вести архив компании

Сколько лет хранить личную карточку уволеного работника? Как подшивать в дела приказы о разных видах отпусков?

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11).

Работодатели могут исполнить это требование законодательства, только если организуют оперативное и архивное хранение документов, которые образуются в процессе их деятельности. Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Давайте проанализируем самые типичные из них.

Нарушение 1. Ошибки в оформлении первичных документов

Из практики проверок 

Специалист архивного комитета проверил ООО "М…" на предмет соблюдения архивного законодательства и правил делопроизводства. Обнаружилось, что организация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу.

Что можно исправить?

Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

Внимание

Порядок хранения и уничтожения документов акционерных обществ, к которым, в частности, относятся банковские организации, установлен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс

Первичные кадровые документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса. Применительно к деятельности работодателя архив - это подразделение либо обособленный участок внутри отдела делопроизводства, которое отвечает за организацию временного учета и хранения документов в офисе компании в течение установленных сроков.

Закон против практики

На практике

Немногие работодатели знают о том, что они обязаны обеспечивать хранение документов. Другие - знают, но не опасаются ответственности в связи с тем, что на практике статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях не работает, так как не прописаны должностные лица, ответственные за составление протоколов за такое правонарушение.

В законе

За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в пределах (ч. 12 ст. 13.25 КоАП РФ): - от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц); - от 200 000 до 300 000 рублей (для юридических лиц).

Что будет, если…

Если при проверке специалист-инспектор обнаружит нарушения в организации делопроизводства и архива, он выдаст предписание устранить недочеты. А если организация не выполнит предписания, ее должностным лицам (например, руководителю компании) грозит ответственность по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Но при этом меры ответственности не столь высокие: предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Нарушение 2. Ошибки в формировании документов в дела

Из практики проверок

При проверке ООО "К…" было выявлено, что в организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело, в то время как годовые отчеты имеют постоянный срок хранения, а квартальные - пять лет (ст. 351 Перечня № 558).

Что можно исправить?

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ): 

- подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец ниже). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);

- группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов - их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);

- помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;

- формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;

- располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

http://hr-portal.ru/files/styles/500px/public/iimg_uploads/14_01/nomenklatura_del.gif?itok=0jN6q4Vj

Комментарий начальника отдела надзора ГИТ

Ольга ЗИДАН, начальник отдела надзора Государственной инспекции труда в городе Санкт-Петербурге:

- Сегодня работнику кадровой службы недостаточно владеть вопросами трудового законодательства. Нужно не только знать сроки хранения кадровых документов и принципы их систематизации, но и регулярно проводить их архивную обработку, исключив при этом возможность несанкционированного доступа к персональным данным. Наиболее часто в ходе проверок (как плановых, так и по обращениям граждан) Гострудинспекция сталкивается с тем, что организации не соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. А именно: работодатель не обеспечивает надлежащие условия для их хранения или выдает их на руки до дня увольнения. Например, для оформления пенсии* или загранпаспорта. Значительная часть выявляемых нарушений связана с тем, что работодатели не обеспечивают сохранность трудовых договоров, приказов и т. п. Информация о нарушениях, выявляемых инспекцией в сфере архивного законодательства, направляется в орган, уполномоченный возбуждать дела об административных правонарушениях по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (нарушение требований законодательства о хранении документов). В нашем регионе это Архивный комитет Санкт-Петербурга.

Мало кто из работодателей соблюдает порядок разделения приказов по личному составу. Группируйте их в дела в соответствии с установленными сроками хранения (ст. 19 Перечня № 558): 

- долговременные, со сроком хранения 75 лет (например, приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.); 
- кратковременные, со сроком хранения 5 лет (например, приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.).

Совет

При больших объемах документов группируйте в отдельные дела приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности компании: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.

Перечни приказов со сроком хранения 75 и 5 лет являются закрытыми. Все, что не найдете в пункте "б" статьи 19 Перечня № 558, вы вправе автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Людмила ОХОТКИНА, заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии (г. Чебоксары):

- Чтобы избежать нарушений архивного законодательства, любая организация, независимо от формы собственности, обязана создать специализированное подразделение или назначить работника, ответственного за архив. При оформлении документов, формировании их в дела следует учитывать установленные требования.

Надежда МОГУТАЕВА, председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области (г. Томск):

- Несоблюдение законодательства об архивном деле может привести к утрате документов. Это повлечет нарушение конституционных прав граждан на информацию, пенсионное обеспечение, получение льгот. Поэтому за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрены административная ответственность (подробности выше) и уголовная.

рабочие места и

http://hr-portal.ru/article/kak-bez-narusheniy-v-novom-godu-vesti-arhiv-kompanii

 
   

    Читателю

       
    Свежий номер
    Архив журнала
       

    Статьи

     
    Номенклатура дел
    Ведение «личных дел»
    Методические рекомендации
    Трудовые книжки
    Оформление приказов
    Кадровое делопроизводство
    Мифы и стереотипы
    Вопросы-ответы
    Правовой ликбез
     

    Кадровику на заметку

     
    Схемы действий
    «Ноу хау»
    Случаи из жизни
    Полезные ссылки

    Кадровые новости


01.06.2017
Свежо предание.... но мы все запомним... а потом припомним!

Размер пенсий в России планируется повысить до уровня двух прожиточных минимумов пенсионеров, заявила заместитель председателя правительства Ольга Голодец на ПМЭФ-2017.

"У нас принята стратегия развития пенсионной системы, в которой сказано, что мы должны в ближайшее время выходить на пенсию, равную двум прожиточным минимумам пенсионера, что в сегодняшних условиях составляет 16,4 тыс. руб. Это наша ближайшая перспективная цифра", - указала Голодец.

По ее словам, после выхода на этот уровень правительство нацелится на новую высоту - 2,5 прожиточных минимума. Зампред правительства добавила, что считает подобные меры "экономически приемлемыми".

Ранее экс-министр финансов Алексей Кудрин заявил о том, что достичь роста пенсия на 30% можно за счет повышения пенсионного возраста. Бизнес-омбудсмен Борис Титов раскритиковал эту идею в рамках ПМЭФ.


22.05.2017
Впору задуматься

08.05.2017
"Старики-разбойники"

Достаточно послушать закадровый текст с вкрадчивым голосом Ю. Яковлева, начиная с первых минут. «Пенсионер – это человек, которому платят деньги за то, чтобы он не работал». 

То есть государство, где, как известно «каждому всё по труду», этот принцип в действительности не соблюдает и содержит некий бесполезный и ни к чему не способный балласт под названием пенсионеры. 

 
 
   
Кадровик
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правоохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.