«Кадровик Плюс» - это правильный журнал для думающих людей. Это синтез жизненного опыта, профессионализма и высокой самоорганизации, необходимый для управления персоналом, грамотного ведения кадрового делопроизводства, оформления трудовых книжек и осмысления комментариев трудового законодательства.

    Книги кадровику

     
    Практический комментарий ТК РФ для работодателя
  Практический комментарий
ТК РФ для работодателя
     
    Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
  Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
   

    Партнеры

     
    Помощник кадровика

    Реклама

     
   
    Главная    |    Кадровик Плюс    |    Контакты   

Как без нарушений в новом году вести архив компании

Сколько лет хранить личную карточку уволеного работника? Как подшивать в дела приказы о разных видах отпусков?

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11).

Работодатели могут исполнить это требование законодательства, только если организуют оперативное и архивное хранение документов, которые образуются в процессе их деятельности. Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Давайте проанализируем самые типичные из них.

Нарушение 1. Ошибки в оформлении первичных документов

Из практики проверок 

Специалист архивного комитета проверил ООО "М…" на предмет соблюдения архивного законодательства и правил делопроизводства. Обнаружилось, что организация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу.

Что можно исправить?

Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

Внимание

Порядок хранения и уничтожения документов акционерных обществ, к которым, в частности, относятся банковские организации, установлен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс

Первичные кадровые документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса. Применительно к деятельности работодателя архив - это подразделение либо обособленный участок внутри отдела делопроизводства, которое отвечает за организацию временного учета и хранения документов в офисе компании в течение установленных сроков.

Закон против практики

На практике

Немногие работодатели знают о том, что они обязаны обеспечивать хранение документов. Другие - знают, но не опасаются ответственности в связи с тем, что на практике статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях не работает, так как не прописаны должностные лица, ответственные за составление протоколов за такое правонарушение.

В законе

За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в пределах (ч. 12 ст. 13.25 КоАП РФ): - от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц); - от 200 000 до 300 000 рублей (для юридических лиц).

Что будет, если…

Если при проверке специалист-инспектор обнаружит нарушения в организации делопроизводства и архива, он выдаст предписание устранить недочеты. А если организация не выполнит предписания, ее должностным лицам (например, руководителю компании) грозит ответственность по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Но при этом меры ответственности не столь высокие: предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Нарушение 2. Ошибки в формировании документов в дела

Из практики проверок

При проверке ООО "К…" было выявлено, что в организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело, в то время как годовые отчеты имеют постоянный срок хранения, а квартальные - пять лет (ст. 351 Перечня № 558).

Что можно исправить?

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ): 

- подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец ниже). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);

- группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов - их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);

- помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;

- формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;

- располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

http://hr-portal.ru/files/styles/500px/public/iimg_uploads/14_01/nomenklatura_del.gif?itok=0jN6q4Vj

Комментарий начальника отдела надзора ГИТ

Ольга ЗИДАН, начальник отдела надзора Государственной инспекции труда в городе Санкт-Петербурге:

- Сегодня работнику кадровой службы недостаточно владеть вопросами трудового законодательства. Нужно не только знать сроки хранения кадровых документов и принципы их систематизации, но и регулярно проводить их архивную обработку, исключив при этом возможность несанкционированного доступа к персональным данным. Наиболее часто в ходе проверок (как плановых, так и по обращениям граждан) Гострудинспекция сталкивается с тем, что организации не соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. А именно: работодатель не обеспечивает надлежащие условия для их хранения или выдает их на руки до дня увольнения. Например, для оформления пенсии* или загранпаспорта. Значительная часть выявляемых нарушений связана с тем, что работодатели не обеспечивают сохранность трудовых договоров, приказов и т. п. Информация о нарушениях, выявляемых инспекцией в сфере архивного законодательства, направляется в орган, уполномоченный возбуждать дела об административных правонарушениях по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (нарушение требований законодательства о хранении документов). В нашем регионе это Архивный комитет Санкт-Петербурга.

Мало кто из работодателей соблюдает порядок разделения приказов по личному составу. Группируйте их в дела в соответствии с установленными сроками хранения (ст. 19 Перечня № 558): 

- долговременные, со сроком хранения 75 лет (например, приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.); 
- кратковременные, со сроком хранения 5 лет (например, приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.).

Совет

При больших объемах документов группируйте в отдельные дела приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности компании: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.

Перечни приказов со сроком хранения 75 и 5 лет являются закрытыми. Все, что не найдете в пункте "б" статьи 19 Перечня № 558, вы вправе автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Людмила ОХОТКИНА, заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии (г. Чебоксары):

- Чтобы избежать нарушений архивного законодательства, любая организация, независимо от формы собственности, обязана создать специализированное подразделение или назначить работника, ответственного за архив. При оформлении документов, формировании их в дела следует учитывать установленные требования.

Надежда МОГУТАЕВА, председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области (г. Томск):

- Несоблюдение законодательства об архивном деле может привести к утрате документов. Это повлечет нарушение конституционных прав граждан на информацию, пенсионное обеспечение, получение льгот. Поэтому за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрены административная ответственность (подробности выше) и уголовная.

рабочие места и

http://hr-portal.ru/article/kak-bez-narusheniy-v-novom-godu-vesti-arhiv-kompanii

 
   

    Читателю

       
    Свежий номер
    Архив журнала
       

    Статьи

     
    Номенклатура дел
    Ведение «личных дел»
    Методические рекомендации
    Трудовые книжки
    Оформление приказов
    Кадровое делопроизводство
    Мифы и стереотипы
    Вопросы-ответы
    Правовой ликбез
     

    Кадровику на заметку

     
    Схемы действий
    «Ноу хау»
    Случаи из жизни
    Полезные ссылки

    Кадровые новости


13.03.2017
Принц пенсии 2.0. Сколько россияне смогут накопить на старость после новой реформы

Правительство хочет заставить россиян копить на пенсию. Мы подсчитали, можно ли из этого извлечь выгоду

Осенью 2013 года правительство впервые заморозило обязательные пенсионные накопления россиян. Казавшаяся временной, мера оказалась постоянной. После присоединения Крыма и начала экономического кризиса в 2014 году граждане окончательно лишились возможности в массовом порядке откладывать на старость живые деньги.

С тех пор экономические ведомства ломают голову над тем, как стимулировать население заботиться о своем будущем (очевидно, что при статус-кво это будут делать немногие состоятельные и сознательные граждане), а в то же время держать под контролем гигантский дефицит Пенсионного фонда РФ.

Сейчас в Белом доме обсуждается новая идея – дать будущим пенсионерам налоговые льготы в обмен на добровольные отчисления в негосударственные пенсионные фонды. Мы внимательно разобрали эти инициативы, подсчитали их выгоду для россиян по сравнению с существующей ситуацией и оценили, на какую прибавку к пенсии можно рассчитывать, если этот вариант будет воплощен в жизнь.

Как работает нынешняя система пенсионных отчислений?

Работодатель отчисляет 22% зарплаты каждого наемного работника в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Эти деньги идут на выплаты тем, кто сейчас находится на пенсии.

Что предлагается изменить?

Добровольно отчислять в негосударственные пенсионные фонды дополнительные деньги сверх указанных 22% с зарплаты. Пока обсуждается вариант дополнительных отчислений до 10% дохода гражданина. Существуют две разные возможные схемы реформы. Одну предлагалоМинистерство экономического развития, вторая описана в концепции Минфина и ЦБ.

Процент отчислений будет определять каждый работающий россиянин самостоятельно. При этом, например, проект Минфина предполагает, что по умолчанию ставка отчислений на пенсию будет 0%, но если человек никак не обозначит свой выбор, она будет повышаться на 1 процентный пункт каждый год.

Согласно обеим концепциям, из добровольных ежемесячных взносов будет формироваться индивидуальный пенсионный капитал (ИПК), который будет передан негосударственным пенсионным фондам (НПФ) и управляющим компаниям. Первые будут отвечать за выплаты пенсий, а главной задачей последних будет защитить накопления граждан от инфляции за счет инвестирования на финансовых рынках.

В ИПК или в пенсионные баллы (коэффициент, на основе которого рассчитывается будущая страховая часть пенсии) можно будет перевести и старые пенсионные накопления – деньги, которые отчислялись из зарплаты россиян в период действия обязательной накопительной системы. Это не обязательно: если гражданин не напишет заявление о переводе, ранее накопленные деньги будут выплачены ему после выхода на пенсию в обычном порядке.

С чего бы россиянам вдруг начать заботиться о своей пенсии?

Оба министерства финансово-экономического блока предлагают ввести льготы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) для тех, кто добровольно решит откладывать часть своих доходов в ИПК. Чем больше взнос, тем меньше налог. Будущие пенсионеры окажутся перед выбором: получать больше на руки здесь и сейчас или больше откладывать на старость.

Концепция Минфина и ЦБ предлагает еще и льготы для работодателей, сотрудники которых будут делать взносы в пенсионный капитал. Таким компаниям предложат вычет из налога на прибыль в размере сделанных наемными работниками выплат.

Что предлагают Минфин и ЦБ?

Базовая ставка НДФЛ останется прежней – 13%. При этом добровольные отчисления в пенсионные фонды будут уменьшать налоговую базу, облагаемую НДФЛ. Если с зарплаты 100 тысяч рублей вы будете отчислять в ИПК 3% каждый месяц, то НДФЛ будет платиться уже с суммы 97 тысяч рублей.

Максимальный размер вычета – 6%: отчислять на старость можно будет и больше 6%, но дополнительной налоговой скидки это не даст.

https://republic.ru/posts/80524  Георгий Неяскин 

Наш комментарий

Лет через 10 у правительства опять (само собой, разумеется) закончатся деньги. И тогда обманутыми окажутся уже следующие поколения будущих пенсионеров, поверивших Путину-Медведеву и подаривших свои накопления чиновникам из администрирующих и контролирующих, но весьма не компетентных в профессиональном смысле органов.

 


10.03.2017
Минэкономразвития придумало, как простимулировать россиян самим копить себе на пенсию. В министерстве обсуждают идею снизить НДФЛ тем, кто решил больше отчислять на пенсию с зарплаты, и поднять ставку тем, кто этого не хочет делать
О том, что Минэкономразвития обсуждает идею, которая будет стимулировать россиян откладывать на пенсию самостоятельно, пишут в пятницу «Ведомости» со ссылкой на федеральных чиновников.
По информации собеседников, министерство обсуждает возможность повышать или снижать ставку НДФЛ в зависимости от взносов в систему индивидуального пенсионного капитала. Так, согласно идее Минэкономразвития, если человек решит откладывать на пенсию 10% своей зарплаты, то и ставка НДФЛ у него будет 10%. Если же он не захочет откладывать на пенсию, то ставка НДФЛ для него вырастет до 15%. 13%-ная ставка сохранится у тех, кто откладывает на пенсию 4% зарплаты.
​Пока, как отмечают собеседники газеты, идея обсуждается лишь внутри министерства, расчеты — не окончательные.
Один из чиновников сообщил, что идея Минэкономразвития нравится первому вице-премьеру Игорю Шувалову. Однако в самом министерстве об этом не знают, добавляет газета. Представитель Шувалова заявил изданию, что официально предложения Минэкономразвития в аппарат первого вице-премьера не поступали.
Представитель Минфина от комментариев отказался. В ЦБ изданию сообщили, что регулятор не знаком с такой инициативой, но заявили о готовности рассмотреть ее в случае поступления. 
http://www.rbc.ru/economics/10/03/2017/58c20d209a794780a2c0c597?utm_source=main

15.02.2017
Набиуллина: государство не отдаст "замороженные" пенсии и предложит заплатить еще Глава ЦБ раскрыла очередные детали новой пенсионной системы Пенсионная реформа. Хроника преступления века

Глава Банка России Эльвира Набиуллина сообщила, что в рамках новой реформы пенсионной системы большинство россиян, по данным опроса, будут готовы добровольно отчислять в счет накопительных пенсий от 1 до 6 тысяч рублей в месяц.

При этом, как пишут «Ведомости», о прежних накопительных пенсиях, которые государство «замораживало» на протяжении ряда лет, Набиуллина предложила забыть: «Мы не видим большой вероятности того, что будут разморожены пенсионные накопления».

Суть новой системы будет заключаться в том, чтобы дать гражданам возможность перечислять в специально создаваемый Фонд индивидуального пенсионного капитала от 0 до 6% от своей зарплаты. При этом система будет предполагать «авто-подписку», т. е. изначально все будут включены в нее при условии нулевых отчислений, которые в течение ближайших лет будут увеличиваться до 6%, если сам гражданин не пожелает иного.

В качестве стимулов, рассказала Набиуллина, рассматриваются в том числе льготы по подоходному налогу и возможность софинансирования отчислений работника работодателем: при этом соответствующий закон пока еще не разработан.

Судьбу нынешних негосударственных пенсионных фондов, где аккумулируются накопительные пенсии россиян, Набиуллина не пояснила, хотя речь может идти о том, чтобы изъять у НПФ средства уже в течение текущего года.

Алексей Обухов 

http://www.mk.ru/economics/2017/02/15/nabiullina-gosudarstvo-ne-otdast-zamorozhennye-pensii-i-predlozhit-zaplatit-eshhe.html

 
 
   
Кадровик
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правоохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.